再発防止策の実施状況報告（10/24）

2024年8月30日付「当法人の事務支援先における不適切な会計処理に関するご報告」にて掲げた再発防止策の実施状況をご報告いたします。

1．「利益相反関係の事前点検の実施」について

●主旨：役職員の利益相反関係（主に他組織の役職員の兼職）を未然に防ぐものです。

●実施状況：

9月10日	第6回理事会にて、代表理事よりすべての理事及び監事に対して「ガバナンス・コンプライアンス整備に向けた基本規程」第2章「利益相反防止に関する規程」が読み上げられ、規程の順守と利益相反の予防への要請があった。
9月10日	同理事会にて、代表理事より現時点での事務代行の実施状況と契約相手が報告され、すべての理事、監事に兼職等が発生していないことを確認した。
9月27日	全職員が利用するチャットツールにて、代表理事から全ての職員に対して「ガバナンス・コンプライアンス整備に向けた基本規程」を確認のうえ、利益相反の防止に努めるように要請があった。

2．「法令順守に対する働きかけの強化」について

●主旨：契約相手に対して法令順守をこれまで以上に強く働きかけ、不適切な指示を受けた場合は、指示が不適切である理由・根拠を指摘するとともに、より適切な対応をともに考え、提案していくものです。

●実施状況：

・現時点では特別な働きかけの必要性は生じていない。

・今後、具体的なアクションと指標を策定し、年度内の目標達成を目指して実行していく予定。

3．「契約内容の明確化」について

●主旨：事務代行の契約相手に対して当法人が代行する業務内容や違反事項を明確に示すことで、問題発生を予防するとともに責任の所在を明らかにするものです。

●実施状況：

随時	池田理事（弁護士）の助言をもとに契約書の様式を変更した。新規契約時または契約更新時より、導入していく。年度末までに事務代行のすべての契約相手に対して、新様式の導入または新たな方針を示した文書を配布することを目指す。
随時	事務代行の契約相手に対して、口頭にて、当法人の事務支援先において不適切な会計処理が発生したことをお知らせするとともに、詳細については当法人のホームページ（当法人の事務支援先における不適切な会計処理に関するご報告）に記載していることを伝えた。

4．業務内容と進捗状況の共有について

●主旨：役職員のコミュニケーション促進などを通じて、職員の孤立を防ぎ、問題を早期に発見・対処することを目指すものです。

●実施状況：

9月18日	オンラインにて、地域連携センター事業の定例ミーティングを実施した。職員のほか、高平代表理事、影山副代表理事、藤本理事が参加した。
9月24日～ 9月26日	高平代表理事がすべての常勤職員とパートスタッフ（全18名）に対して個別のヒアリングを実施した。
9月27日	オンラインにて、参画推進センター事業の定例ミーティングを実施した。職員のほか、高平代表理事、伊藤監事が参加した。
10月7日	オンラインにて、事務支援センター事業の定例ミーティングを実施した。職員のほか、高平代表理事、影山副代表理事、毛利副代表理事、伊藤監事が参加した。
10月16日	オンラインにて、地域連携センター事業の定例ミーティングを実施した。職員のほか、高平代表理事、伊藤監事が参加した。
10月24日	オンラインにて、参画推進センター事業の定例ミーティングを実施した。職員のほか、高平代表理事、妹尾理事が参加した。

以上

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